皆さんの組織では面談はどのくらいのペースで、どのような手順で実施していますか？
管理職の回答としては多くの場合、 評価制度のﾌｨｰﾄﾞﾊﾞｯｸと半期の目標設定という名目で、
半年に１回というケースが多いように感じます。 あの検索サイトのヤフーは、ONE ON ONEミーティングという、
１週間に１回２０分間、直属の上司との面談が義務化されており、
最初は抵抗も多かったらしいのですが、
定着すると、部下と上司のコミュニケーションの促進や、 信頼関係の構築、仕事の進捗の確認などで、
生産性が大きく向上したという成果を上げております。
このように、面談は『時間が無い』『面談しても成果に繋がらない』と 考えられがちですが、
部下と向き合い、やる気を引き出す上でも、 仕事の進捗を確認して、見当外れではなく効率的な仕事をする上でも、
悩みや困っていることを聞きだして、離職を防ぐ上でも効果的なツールです。
それでは、どのような面談が効果的なのでしょうか？
それには、上司が面談の目的を明確に持つことが重要です。
それは『ダメ出し』をする機会ではなく、
あくまでも、 『部下の成長を促す』 『部下の仕事に対するやる気を引き出す』 動機付けをする機会と捉えることが重要です。
ここぞとばかりに、普段の部下へのダメ出しをする上司が居ますが、
あくまでも、ダメ出しでは無くフィードバックという観点で、
部下の成長ややる気に繋がるのかを考えながら実施する必要があります。
効果的な面談のポイントは下記です。
１．最初は感謝と労いの言葉から
面談の最初は、すぐに本題ではなく、『いつもありがとう』『いつも頑張ってるね』といった、
上司からの部下への承認を表す言葉から始めることが大切です。
２．『うまくいっていること』『うまくいっていないこと』を両方聞く
一般的に問題や課題に対して面談をするケースが多いのですが、まずは部下の『うまくいっていること』を聞くことで、
面談の場が前向きになります。
３．部下に十分に話させて、さえぎらないで最後まで聞く
部下の悩みや課題に対して、早く解決策を伝えたい気持ちは分かりますが、上司の思い込みになる可能性も高い為、
部下の話しを最後まで聞くことが重要です。
４．部下に答えを考えさせて、上司が先に答えを言わないようにする
課題や悩みに対して、上司が先に『それは、こうすれば良い！』などと答えを言いがちですが、
それでは部下の成長はありません。
まずは『あなたはどうすれば良いと思う？』という質問を投げかけ、部下に答えを考えさせた後にフィードバックします。
５．部下の言っていることが間違っていても否定しない
自分の発言に対して、ダメ出しや否定ばかりされてしまうと、部下は本音で話さなくなってしまいます。
従って、部下の発言を一旦は受け止め、それに対して上司の見解を述べたとしても、
『あなはた、この私の見解についてどう思う？』というように、
そのフィードバックに対しての部下の考えを聞く。
６．アイコンタクト、笑顔とうなずき、あいづちを意識する
部下が話し易い雰囲気をつくるのも、効果的な面談をする上では大切な要素です。
部下の目をしっかり見て、笑顔でうなずきとあいづちを意識をして、部下が話しやすい環境をつくる。
７．部下に話させる
上司の一方的な演説の面談を目にしますが、基本的に上司は８０％を聞き役に徹することが大切です。
自分が話す場面はフィードバックの２０％を意識しましょう。
もしも、部下が質問に対して話さない場面でも、部下が話すまで我慢することも重要です。
８．意識変容・行動変容につなげる
最終的には面談で終わるのではなく、『明日からどうしたい？』といった、未来への意識・行動変容を自分で決めさせることが、
実行力を高め、成長に繋がります。
９．前向きに終了する
最後には、多少フィードバックが厳しい内容になったとしても、
『明日から頑張ろう！』『期待してるよ！』『君ならできる』といった
明日から前向きな気持ちで仕事に向かえるモチベーションで終わることが大切です。
１０．普段から信頼関係を築く
このような面談が効果的なマネジメントの場になるかどうかは、
普段の部下とのコミュニケーションによるところが大きいのも事実です。
部下の心のコップを上向きにして、上司の言うことを受け入れるコミュニケーションを普段から心掛けましょう！
面談というツールを効果的に活用し、部下が情熱を持って仕事に取り組み、生産性の向上、目標達成、収益の最大化に結びつけてください。
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